Thema Audits
Ein Audit ist eine Konformitätsbewertung, die die Einhaltung von Anforderungen überprüft. Es gibt verschiedene Auditarten und -formen, die Produkte, Systeme oder Prozesse sowohl intern als auch extern prüfen. Besonders bei der Zertifizierung von Managementsystemen werden Audits eingesetzt. Das Grundprinzip ist dabei gleich, unabhängig davon, ob es sich um Qualitäts-, Umwelt-, Energie- oder Arbeitsschutzmanagement handelt.
Audits sind für Managementsysteme von großer Bedeutung. Sie dienen dazu, die effektive Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung der Prozesse und Aktivitäten einer Organisation sicherzustellen. Die Bewertung der Wirksamkeit und Leistung des Managementsystems erfolgt durch das Audit. Es spielt nicht nur bei Systemen, sondern auch bei Prozessen, Produkten und im Compliance-Bereich eine wichtige Rolle.
Welche Auditarten & Auditformen werden unterschieden?
Es gibt unterschiedliche Auditformen, was den Betrachtungsgegenstand angeht. Ausserdem gibt es auch eine Unterscheidung zwischen internem und externem Audit, also von wem das Audit letztlich ausgeht (Auditarten).
Auditformen – Was wird eigentlich „auditiert“
Hier unterscheiden wir
Systemaudit
Prozessaudit
Produktaudit und das
Compliance-Audit
Systemaudit:
Ziel: Bewertung der Wirksamkeit und Leistung eines Systems (z. B. Managementsystem, Informationssicherheitssystem, Qualitätsmanagementsystem).
Überprüfung: Erfüllung der festgelegten Standards, Richtlinien und Anforderungen der zugrundeliegenden ISO-Norm.
Fokus: Implementierung, Verwaltung und Umsetzung des Systems.
Ergebnisse: Feststellungen, Empfehlungen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
Prozessaudit:
Ziel: Überprüfung und Bewertung von Prozessen in einer Organisation.
Fokus: Einzelne Prozesse und deren Umsetzung.
Unterschied zum Systemaudit: Konzentration auf spezifische Abläufe.
Inhalt: Überprüfung der Prozessdokumentation, Bewertung der Prozessschritte und -aktivitäten, Überwachung der Prozessleistung, Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
Produktaudit:
Ziel: Sicherstellen, dass Produkt oder Dienstleistung den Qualitätsstandards, Spezifikationen und Kundenanforderungen entspricht.
Überprüfung: Produktspezifikationen, Qualitätskontrollprozesse, Konformität mit Standards, Kundenanforderungen, zugehörige Dokumentation und Aufzeichnungen.
Ergebnisse: Grundlage für Qualitätsverbesserungen.
Compliance-Audit:
Ziel: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Richtlinien und interner Standards.
Überprüfung: Interne Prozesse, Dokumentation, Risikomanagement, Schulungen.
Ergebnisse: Festgehalten in einem Prüfungsbericht, um Lücken zu identifizieren und Einhaltung sicherzustellen. Externe oder interne Auditoren führen die Prüfungen durch
Auditarten bzw. die Unterscheidung von internen und externen Audits
Unterschiedliche Auditarten dienen dazu, die Qualität, Effizienz und Konformität von Prozessen und Systemen zu bewerten.
First Party Audit:
Durchführung: Internes Auditteam oder Mitarbeiter führen es innerhalb der Organisation durch.
Ziel: Bewertung der Konformität des Qualitätsmanagementsystems mit festgelegten Standards und internen Anforderungen.
Ergebnisse: Intern genutzt zur Identifizierung von Schwachstellen und zur Steigerung der Effektivität und Effizienz des Systems.
Second Party Audit:
Durchführung: Externe Organisation mit direkter Geschäftsbeziehung (z. B. Kunde oder Lieferant) führt es durch.
Ziel: Sicherstellung, dass die geprüfte Organisation vereinbarte Qualitätsanforderungen erfüllt.
Anwendung: Bewertung der Lieferantenleistung, Qualitätssicherung und Vertragsbedingungen.
Third Party Audit:
Durchführung: Unabhängige externe Organisation (z. B. Zertifizierungsstelle) führt es durch.
Ziel: Objektive Bestätigung der Einhaltung von Standards und Zertifizierung des Managementsystems (z. B. ISO 9001).
Ergebnisse: Dokumentiert in einem Prüfungsbericht für Zertifizierungszwecke und Kommunikation mit externen Interessengruppen.
Die Wahl der Auditart hängt von den individuellen Anforderungen, Zielen und Vereinbarungen einer Organisation ab. Jede Art erfüllt einen spezifischen Zweck und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung bei.
Wie läuft ein Audit ab?
Ein Audit kann je nach Art des Audits und den spezifischen Anforderungen variieren. Hier ist jedoch ein allgemeiner Überblick über den typischen Ablauf:
Vorbereitung: Planung und Vorbereitung des Audits, inklusive Festlegung von Umfang, Zielen und Auswahl der Auditoren.
Ankündigung und Terminplanung: Das zu prüfende Unternehmen wird informiert, und ein Terminplan mit Aktivitäten und Interviews wird erstellt.
Einführungsbesprechung: Die Auditoren erläutern Zweck, Umfang und Verfahren des Audits, klären Fragen und besprechen den Ablauf.
Datensammlung: Relevante Daten, Informationen und Nachweise werden gesammelt, z. B. durch Überprüfung von Dokumenten, Interviews und Beobachtungen vor Ort.
Analyse und Bewertung: Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale werden identifiziert und dokumentiert.
Kommunikation der Ergebnisse: Ein Bericht mit Feststellungen, Empfehlungen und Maßnahmen wird dem Unternehmen präsentiert und diskutiert.
Folgemassnahmen: Das Unternehmen ergreift Maßnahmen zur Behebung von Schwachstellen und Abweichungen.
Folgeaudits: Regelmäßige Überprüfungen sichern die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen.
Welche Bedeutung hat das Audit im Qualitätsmanagement?
Das Audit spielt eine zentrale Rolle im Qualitätsmanagement. Es handelt sich dabei um eine systematische Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems eines Unternehmens. Das Hauptziel besteht darin, sicherzustellen, dass das System den festgelegten Qualitätsstandards, Richtlinien und Vorgaben entspricht.
Durch Audits werden die Effektivität und Effizienz des Qualitätsmanagementsystems bewertet, und es werden potenzielle Nichtkonformitäten, Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert. Unternehmen haben somit die Möglichkeit, diese Punkte im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses anzugehen, um bessere Qualität zu produzieren, kundenorientierter zu werden und wettbewerbsfähiger zu sein.
Regelmäßige interne Audits ermöglichen es Unternehmen, ihre Qualitätssicherungsprozesse zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen.
Externe Audits, die von unabhängigen Experten durchgeführt werden, können zusätzliches Vertrauen schaffen und sind insbesondere für Unternehmen wichtig, die nach Qualitätsstandards wie ISO 9001 zertifiziert sind. Eine solche Zertifizierung ist oft eine Voraussetzung, um das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Interessengruppen zu gewinnen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
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